Automatizacija lošeg procesa samo vam omogućava da pogrešnu stvar radite brže. Najvredniji sat svakog projekta automatizacije dešava se pre nego što se napiše ijedna linija koda.
Iskušenje kod automatizacije je da se odmah skoči na alat. Ali projekti koji propadnu gotovo nikada ne propadnu zbog tehnologije, propadnu jer niko nije prvo dovoljno dobro razumeo proces. Mapiranje je jeftino osiguranje koje sprečava skupu grešku.
Zašto automatizacija haosa ima suprotan efekat
Svaki ručni proces je nakupio zaobilazna rešenja, izuzetke i nedokumentovane korake koji žive u glavama ljudi. Automatizujte ga takvog kakav jeste i ugradićete haos u kod, uključujući delove koji postoje samo zato što su stari alati bili loši. Završićete sa bržim haosom i sistemom kojem niko ne veruje.
Kako mapirati proces
Nije vam potreban skup softver. Potrebno je da sednete sa ljudima koji zaista obavljaju posao i ispratite jedan stvarni primer od početka do kraja:
- Šta pokreće proces i kako izgleda „završeno“?
- Svaki korak, ko ga obavlja i koji sistem dotiče.
- Gde posao čeka i zašto?
- Koji su izuzeci i koliko se često zaista dešavaju?
Mapirajte proces onako kako zaista teče, a ne kako organizaciona šema zamišlja da teče.
Prvo pronađite usko grlo
Mapiranje gotovo uvek otkrije da je bol koncentrisan u jednom ili dva koraka, odobrenju koje stoji danima, koraku ponovnog unosa, izveštaju sklopljenom ručno. Automatizacija tog jednog uskog grla često donosi najveći deo vrednosti uz delić napora. Oduprite se porivu da sve automatizujete odjednom.
Ključni zaključci
- Automatizacija pokvarenog procesa samo ubrzava problem.
- Ispratite jedan stvarni primer sa ljudima koji obavljaju posao.
- Najveći deo bola krije se u jednom ili dva koraka, prvo njih popravite.
- Redizajnirajte pre automatizacije; uklonite korake, pa povežite sisteme.
Tek tada, i samo tada, automatizujte
Sa jasnom mapom možete da redizajnirate, izbacite korake koji ne bi trebalo da postoje, a zatim automatizujete predaje koje ostaju. Rezultat je automatizacija koja se uklapa u stvarnost, gracilno obrađuje stvarne izuzetke i zaista biva prihvaćena. Sat proveden na mapiranju vraća se mnogostruko.
